El día que cierras tu negocio llegan las ganas de deshacerte de todo: las cajas de recibos, las carpetas de nómina, los años de declaraciones. Es un error común, y uno que puede costar caro. El IRS puede pedirte cuentas mucho después de que dejaste de operar, y el plazo exacto depende de qué tan completa fue cada declaración que presentaste. Esta guía te dice, con las reglas oficiales del IRS, qué guardar y por cuánto tiempo antes de tirar una sola caja.
La regla general: 3 años
Para la mayoría de los documentos que respaldan ingresos, deducciones o créditos en tu declaración de impuestos, el plazo estándar es de 3 años desde que presentaste la declaración, o 2 años desde que pagaste el impuesto, lo que ocurra después. Este es el «periodo de limitaciones»: el tiempo durante el cual tú puedes pedir un reembolso o crédito, y durante el cual el IRS puede evaluar impuesto adicional sobre esa declaración. Pasado ese plazo, ninguna de las dos partes puede, en general, reabrir esa declaración.
Si tuviste empleados: 4 años para los registros de nómina
Los registros de impuestos de empleo tienen su propia regla, separada de la general: hay que guardarlos por al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto se volvió exigible o se pagó, lo que sea posterior. Esto incluye tu número de identificación de empleador (EIN), los montos y fechas de todos los pagos de salario, los nombres, direcciones y números de seguro social de tus empleados, las copias de los certificados de retención (Formularios W-4 y similares), las fechas y montos de los depósitos de impuestos, y las copias de las declaraciones presentadas. Si tu negocio tuvo aunque sea un empleado, esta es la carpeta que no puedes tirar a los 3 años.
Casos especiales de nómina: hasta 6 años
Los registros relacionados con salarios por licencia por enfermedad o familiar calificada (para ausencias después del 31 de marzo de 2021) y con salarios calificados para el crédito de retención de empleados (pagados después del 30 de junio de 2021) se guardan por al menos 6 años. Si tu negocio usó alguno de estos créditos durante la pandemia o después, revisa esos expedientes por separado antes de decidir qué archivar y qué descartar.
Si subdeclaraste ingresos: 6 años
Si en algún año no reportaste ingresos que debías reportar, y ese monto es más del 25% del ingreso bruto que sí aparece en tu declaración, el plazo para guardar los registros —y para que el IRS pueda revisar esa declaración— sube a 6 años. Este es un margen amplio pensado justamente para los casos donde una parte importante del ingreso quedó fuera del papel.
Los casos sin límite de tiempo
Hay dos situaciones donde el IRS puede pedir tus registros indefinidamente: si nunca presentaste una declaración para un año en particular, o si presentaste una declaración fraudulenta. En ambos casos no existe un periodo de limitaciones que te proteja, así que cualquier documento relacionado con esos años debería considerarse de guardado permanente, o al menos hasta resolver la situación formalmente con el IRS.
Propiedad y activos: hasta que los vendas
Si tu negocio tuvo propiedad —equipo, vehículos, un local en propiedad, mejoras a un espacio rentado—, los registros relacionados se guardan hasta que expire el periodo de limitaciones del año en que dispusiste de esa propiedad, no del año en que la compraste. Necesitas esos papeles para calcular depreciación, amortización o depleción mientras la tuviste, y para calcular la ganancia o pérdida cuando la vendiste o diste de baja. Si recibiste esa propiedad en un intercambio no gravable, la regla se extiende también a los registros de la propiedad original.
Una checklist antes de botar cualquier caja
Antes de deshacerte de documentos al cerrar tu negocio, verifica que tengas guardado, por el plazo correspondiente a cada uno: las declaraciones de impuestos y los formularios W-2 o 1099 de los últimos años, las actas de disolución y el Formulario 966 si tu corporación lo presentó, los registros de nómina y depósitos de impuestos de empleo por al menos 4 años, todo lo relacionado con propiedad y activos hasta que confirmes que ya los vendiste o diste de baja formalmente, y copias de todas las declaraciones finales presentadas ante el IRS y ante tu estado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo guardar los papeles digitalizados en vez del papel original?
El IRS acepta registros digitales siempre que sean legibles, completos y estén respaldados de forma confiable. Escanear y guardar en dos ubicaciones distintas (nube y disco físico, por ejemplo) es una práctica segura.
¿Y si mi contador ya no está disponible después de cerrar?
La responsabilidad de guardar los registros es tuya, no de tu contador. Pide una copia completa de todo antes de terminar esa relación de trabajo, incluyendo los papeles de trabajo que respaldan tus declaraciones.
¿Estas reglas cambian si mi negocio era una LLC en vez de una corporación?
No. Las reglas de retención de registros del IRS dependen del tipo de impuesto y de la situación de la declaración, no de si el negocio era LLC, corporación o sole proprietorship.
¿Necesito guardar los papeles aunque el negocio nunca tuvo ganancias?
Sí. El periodo de limitaciones aplica a la declaración presentada, haya habido ganancia, pérdida o ingreso cero, porque el IRS igual puede querer revisar cómo llegaste a esa cifra.
Cierra bien para no reabrir después
Guardar los papeles correctos por el tiempo correcto es la diferencia entre resolver una notificación del IRS en diez minutos o pasar semanas reconstruyendo información de un negocio que ya no existe. Si tienes dudas sobre qué conservar en tu caso particular, especialmente si tuviste empleados o activos importantes, conviene revisarlo antes de que termines de cerrar todo.
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Fuente: IRS — How long should I keep records?.
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