Entre las aplicaciones que se volvieron indispensables durante los últimos meses para pequeñas, medianas y grandes empresas destaca Zoom. Esta plataforma de videoconferencias permite a los miembros de una organización interactuar cuando no es posible hacerlo en persona. Hoy en Hispanos Emprendedores te daremos algunos consejos para organizar reuniones en Zoom.
Como organizar una reunión en Zoom
Zoom es una plataforma de videoconferencias que, aunque ya era conocida antes del brote de coronavirus, desde que inició la pandemia se ha vuelto muy popular. Al día puede llegar a tener 300 millones de participantes en reuniones.
Permite realizar reuniones individuales ilimitadas y videoconferencias grupales de hasta 100 personas y 40 minutos en el plan gratuito. Tiene, además, distintos planes de pago; el más amplio es el Enterprise que incluye 500 participantes y con Enterprise Plus puede llegar 1.000.
Para organizar tu reunión en Zoom debes ingresar a la web y registrarte con tu correo electrónico. Verifica el corre para activar la cuenta y a continuación te enviará a una pantalla para completar tus datos.
A través de tu cuenta de anfitrión podrás organizar reuniones ingresando a la sección que lleva ese nombre. Luego pulsa el botón Programar una reunión nueva. Agregas el tema, descripción, fecha, hora y la descripción.
Completa la configuración generando un ID y contraseña para la reunión. Además, la plataforma te permite configurar las opciones de audio y video. Para culminar, le das al botón de Guardar y listo.
Accede a los datos de la reunión programada para obtener la dirección del sitio. A través de esta se unirán las personas que invites a participar. Puedes iniciar la reunión en cualquier momento, para ello tendrás que descargar un cliente en el computador con el que te conectarás a la videollamada.
Las videoconferencias son útiles para mantener tu empresa activa y sobreviva a la crisis del coronavirus.
Consejos para organizar reuniones en Zoom
Organizar una videoconferencia con éxito implica mucho más que saber programar la reunión. Debes conocer bien la aplicación, saber qué puedes hacer y cómo para mejorar tu experiencia y la de los participantes.
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Por ejemplo, puedes activar y desactivar la cámara por defecto para que el resto de los participantes vean donde te encuentras. Si necesitas aparecer en video tienes la opción de cambiar el fondo de pantalla seleccionando el fondo virtual que deseas mostrar. Además, para mejorar las llamadas de Zoom puedes usar un filtro para retocar tu apariencia.
En cuanto al audio, también lo puedes configurar por defecto. Zoom cuenta también con una opción para eliminar el ruido de fondo y así mejorar el audio durante la llamada. Hay varios niveles de supresión, para una reunión de negocios conviene usar el más alto.
Durante una reunión puedes necesitar activar y desactivar el micrófono. Esto lo puedes hacer utilizando la barra espaciadora. Es una manera rápida y sencilla de hacerlo.
Como anfitrión puedes habilitar la opción para grabar las llamadas. Así los participantes pueden guardar la reunión en el computador o en la nube. Esta última opción es solo para suscriptores de pago.
Para las reuniones de negocio también será útil aprender a compartir la pantalla. Esto te permitirá mostrarles a los participantes lo que ves en tu computador: es necesario si, por ejemplo, tienes que mostrar informes o gráficos.
Otros consejos para organizar reuniones en Zoom que servirán para tu negocio son:
- Configura reuniones recurrentes si necesitas programar conferencias similares.
- Zoom puede transcribir los audios y los anfitriones pueden editarlos.
- Oculta a los participantes que no usan videos para mejorar la vista en tu pantalla.
- Aprende los atajos del teclado de Zoom para cambiar la configuración de forma fácil.
Consejos de seguridad en Zoom
Uno de los puntos débiles de Zoom por el que recibió críticas era el nivel de seguridad. Incluso el CEO de la empresa manifestó hace unos meses que el aumento de los participantes fue inesperado. Y cuando se creó la aplicación no previeron los desafíos que se presentaron en ese momento.
Pero, a partir de entonces se comenzó a trabajar más en la seguridad dentro de la aplicación.
La primera recomendación para los usuarios es actualizar el software de videollamadas. En la última versión se corrigieron errores que se habían presentado de forma recurrente. De manera que con la última actualización ahora es más sencillo evitar ataques UNC, prevenir accesos no autorizados a cámaras y micrófonos, y evitar que algún usuario manipule el sistema para aumentar sus privilegios.
Un problema recurrente es el zoom-bombing que consiste en el ingreso no autorizado de personas a las videoconferencias.
Para evitar que ocurra se recomienda utilizar la función de sala de espera, así seleccionas a los participantes que pueden ingresar a la videoconferencia. Otra acción que tomó la empresa fue suprimir el ID de la reunión que aparecía en la barra del título.
Hay otras acciones que dependen de los usuarios, como familiarizarse con las funciones de seguridad. Además, tanto anfitriones como usuarios deben vitar compartir información sobre la reunión con personas ajenas.
Sigue estos consejos para organizar reuniones en Zoom y mejora la experiencia de todos a través de esta aplicación.
