¿Es obligatorio usar el programa E-Verify en Tennessee?
Aclaramos todas tus dudas sobre si es obligatorio usar el programa e-verify en Tennessee. En los últimos años ha habido cambios en la Ley de Empleo Legal del estado, lo que ha generado dudas en los empleadores.
En esta oportunidad Hispanos Emprendedores responde algunas de las preguntas más frecuentes sobre este tema.
¿Qué es el programa E-Verify?
Es un sistema online que el gobierno federal tiene a disposición de las empresas que operan en territorio estadounidense para verificar la elegibilidad de los empleados extranjeros.
En otras palabras, cuando una empresa va a contratar a un nuevo empleado utiliza el programa para comprobar si este tiene autorización para trabajar de forma legal en el país.
Para la Verificación de Elegibilidad de Empleo, la empresa utiliza la información del Formulario I-9. Después de introducir los datos al sistema, este los compara con millones de registros del gobierno antes de dar una respuesta.
¿Con qué registros se compara la información del empleado?
El programa utiliza los registros de la Administración del Seguro Social y el Departamento de Seguridad Nacional (SSA y DHS, por sus siglas en inglés). De esta manera puede comprobar si la persona está autorizada para trabajar en Estados Unidos.
¿Qué se necesita para inscribirse en el sistema?
Utilizar el sistema es gratuito. Las empresas que vayan a verificar la empleabilidad de sus trabajadores deben inscribirse en el programa E-Verify. Para ello deben registrarse en el Servicio de Inmigración y Ciudadanía (USCIS).
El proceso a seguir depende de tipo de empresa, por eso es importante seguir las instrucciones que están en el sitio web. El sistema solicitará el Número de Identificación del Empleador (ENI).
¿Cómo funciona el programa E-Verify?
La empresa obtiene la información del posible empleado a través del Formulario I-9. Luego debe acceder al sistema e introducir los datos de la persona que desea buscar. Los pasos a seguir para realizar el proceso son los siguientes:
- El empleador crea un caso en e-verify para el posible empleado con la información obtenida en el formulario.
- Esperar el resultado. El sistema tardará solo unos pocos segundos en comparar la información y entregar una respuesta.
- Después de obtener el resultado, el empleador debe cerrar el caso.
El sistema utiliza la información que se ha ingresado del trabajador para compararla con los registros de la SSA y DHS. También hace una verificación fotográfica cuando la persona presenta una Tarjeta de Residente Permanente, Documento de Autorización de Empleo, un pasaporte o tarjeta de pasaporte estadounidense. La imagen se compara con la foto que se utilizó para crear el caso para corroborar que se trata de la misma persona.
Hay casos en los que el sistema pedirá acciones extras al empleador.
¿Cuánto tiempo tiene el empleador para verificar la elegibilidad del trabajador?
La empresa debe realizar el proceso de verificación en los primeros tres días hábiles después que la persona comienza a trabajar. No se aplica a los empleados con las que tienen una relación laboral antigua.
¿Quiénes deben utilizar el sistema?
Como emprendedor hispano debes saber si estás obligado a utilizar E-Verify. En primer lugar, debes saber que es obligatorio para las empresas que trabajen en conjunto con el gobierno. Es decir, si tienes un contrato federal tienes que verificar la información de los trabajadores. Asimismo, si tienes un subcontrato con la cláusula E-Verify del Reglamento de Adquisición Federal.
En el resto de los casos dependerá de la actividad que realiza la empresa y las leyes estadales. Hay estados en los que es obligatorio hacerlo para obtener la licencia comercial.
¿Es obligatorio usar el programa E-Verify en Tennessee?
De acuerdo a lo que establece la Ley de Empleo Legal de Tennessee (TLEA), todas las empresas con más de 50 empleados deben utilizar el sistema E-Verify.
Aquellas que tienen entre 6 y 49 empleados tienen la opción de utilizar el sistema para los trabajadores contratados después del 1 de enero de 2017 o solicitarle y mantener alguno de los documentos de identidad o elegibilidad que establece la TLEA. Estos incluyen licencia de conducir, certificado de nacimiento o de ciudadanía, etc.
En el caso de las empresas con menos de 5 empleados no están obligados a utilizar E-Verify.
¿Qué ocurre si la empresa no cumple con lo que establece la ley?
Las empresas que no verifican la elegibilidad de los empleados en Tennessee enfrentarán una penalización, tal como está establecido en la TLEA. Estas incluyen 500 $ por no inscribirse en el sistema. También hay una penalización de 500 $ por la primera violación a la ley, la cual puede aumentar si la empresa comete una nueva falta.
Para más información al respecto, revisa la web del Departamento de Trabajo de Tennessee.
¿Qué respuestas puede ofrecer el sistema?
El sistema puede arrojar los siguientes resultados a cada caso:
- Autorizado para Empleo: cuando los datos coinciden con los registros.
- Verificación en Proceso: significa que el DHS hará una verificación adicional.
- No Confirmación Tentativa: cuando los datos no coinciden con los registros. En ese caso se solicitará una acción adicional.
- Caso Aplazado: se requiere más tiempo para dar una respuesta al caso.
- Cerrar Caso y Reenviar: puede ocurrir cuando la información es incorrecta. El empleador debe cerrar el caso y abrir uno nuevo para ese trabajador.
- No Confirmación Final: no se ha podido confirmar la elegibilidad del empleado.
Todo emprendedor debe saber si es obligatorio usar el programa E-Verify en Tennessee. Si tienes dudas durante el proceso es recomendable que consultes con un abogado de migración.