Delegar muchas veces es una sabia decisión para el negocio, así te enfocarás más en el proceso productivo y no en detalles administrativos. Pero surgen algunas dudas sobre qué es una oficina virtual, por ello en Hispanos Emprendedores te damos todos los detalles que necesitas saber sobre esta opción.
Oficina virtual vs oficina tradicional
Ante los cambios impuestos por la pandemia en los últimos meses las empresas se han visto obligadas cambiar el uso de sus espacios. Han analizado qué tipo de oficina les conviene más mantener en estos tiempos.
Tener una oficina virtual puede reducir los gastos en un 80% con respecto al alquiler de una convencional. Ya en la primera solo se cancela por lo que se usa y cuando lo haces, siendo así más eficiente.
Además, no hay inversión inicial en una propiedad o en el alquiler de un local que puede ser una gran carga económica. Al no tener una oficina tradicional no se generan riesgos de contingencia laboral, no hay compromisos financieros a largo plazo o penalidades.
La oficina virtual está operativa de forma permanente, lo que hace que se dedique tiempo a otras áreas de la empresa o el emprendimiento. Se debe evaluar cuál es la más adecuada para el negocio.
Mientras que la oficina tradicional proporciona una buena imagen ante el cliente, porque genera mayor confianza. Las instalaciones se pueden usar de acuerdo a conveniencia de la empresa y cuando lo requiera, sin reservación o costo adicional.
Tienen más control de los empleados, la comunicación es más rápida y se solucionan los problemas en menor tiempo. Se fortalece la relación del equipo al estar en constante contacto y esto se traduce en un mejor servicio.
Qué es una oficina virtual
El servicio de oficina virtual ofrece un espacio o inmueble al que se le asigna la responsabilidad de ejecutar las tareas administrativas de la empresa. También incluye las actividades jurídicas.
Es una tendencia a la que apuestan los emprendedores cuando inician debido a que les deja más tiempo para desarrollar sus ideas de negocios. La oficina contratada se encargará de los diferentes trámites, recepción de correspondencia, dirección tributaria, etc. Los servicios pueden ser exclusivos o compartidos con otras pequeñas y medianas empresas.
Contar con esta le da prestigio al negocio por tener una dirección comercial. Aparte de tener espacios corporativos para reuniones y oficinas virtuales de acuerdo a las necesidades del rubro.
Se compagina con los espacios nuevos para trabajar respondiendo a las nuevas dinámicas de hacer negocios. Si la actividad que realizas no necesita presencia física permanente lo mejor es tener tu oficina virtual. Dicho espacio puede estar en cualquier lugar.
De esta forma podrás trabajar en equipo, en un horario flexible, y -en caso de ser necesario- se recurre a las reuniones virtuales. La relación costo-beneficio es el factor clave en este escenario.
Igualmente, se puede recurrir a la tecnología para “virtualizar” todo o parte del proceso del trabajo. El home office y el coworking pueden compaginarse con la contratación de un servicio de oficina virtual si no quieres hacerte cargo de la administración.
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Como funciona una oficina virtual
La oficina virtual dispone para el cliente diferentes aplicaciones y software para que pueda tener toda la información de su empresa a la mano desde cualquier lugar. Se puede recibir y enviar constantemente datos e información para resolver situaciones o aumentar la productividad.
En Chile cuando decides formalizar un emprendimiento tienes que dar una dirección tributaria al Servicio de Impuestos Internos. Asimismo, una de las obligaciones legales de las empresas en Chile para obtener la patente municipal es tener una dirección comercial.
Pero los emprendedores no pueden usar la dirección de su hogar para tales fines y por ello recurren a los servicios de oficina virtual. La dirección virtual sirve para cumplir con los requisitos antes mencionados y es más barata que una tradicional.
Así como en caso de requerir documentos para distribución y venta, guías de despacho o facturas. Por lo que, son legales las oficinas virtuales.Proporciona además el servicio de secretaria virtual, presencia en diferentes ciudades y países, servicio postal e internet inalámbrico.
¿Para quién es recomendable?
Las oficinas virtuales surgen para ayudar a las empresas recién fundadas y con pocos recursos a iniciar su camino hacia el éxito. Pero a medida que pasó el tiempo se convirtieron en la alternativa de las que no necesitan un espacio físico fijo.
Gracias a la tecnología, el negocio de las oficinas virtuales se desarrolló y se amplió hacia emprendedores que trabajan en su casa o en oficinas pequeñas. Para las pymes que quieren dar el paso hacia la profesionalización, empresas que quieren expandirse a otras naciones.
Para saber que la mejor opción es la oficina virtual es importante analizar las dinámicas del trabajo. Asimismo, medir cuánto tiempo pasas en la oficina y si esta proyecta una imagen profesional, confianza y buena ubicación.
Posiblemente dejar la oficina tradicional pueda ayudar a bajar los gastos en buena medida. Aparte de dedicar más tiempo para el crecimiento de la empresa, más control de la eficiencia de los procesos y tener un equipo de asesores a disposición. Por eso debes saber qué es una oficina virtual y cuáles son las ventajas que te ofrece.
